HOKS-käsikirja

Tutkintotodistuksen tilaaminen

Kun vastuuopettaja on tarkistanut, että opiskelijan kaikki opinnot ovat suoritettu, opiskelijalle tehdään tutkinto- tai osatutkintotodistuksen tilaus. Todistustilauksen tallennus aktivoi automaattisen ilmoituksen opintosihteerille, joka tekee todistuksen. Tilauksen yhteydessä järjestelmä luo opiskelijalle päättökyselylinkin, jonka muodostumisesta tulee tieto vastuuopettajalle sähköpostiin.

Toimenpiteet

Valitse listasta valmistumispäivä, jolle todistus kirjataan. Valitusta päivästä tulee opiskelijan valmistumispäivä.
Rastita myös, onko kyseessä tutkinto- vai osatutkintotodistus.
Lisätietokenttään voit kirjata mahdollisia lisätietoja (todistus postitetaan opiskelijalle tms.).
Huolehdi, että opiskelija täyttää päättökyselyn.

Vaikutukset

Opintosihteeri saa ilmoituksen ja rupeaa tekemään todistusta
Järjestelmä luo opiskelijalle päättökyselylinkin

Ajankohta

Todistus tilataan viimeistään 14 päivää ennen valittua valmistumispäivää.

Lomake ja sijainti

HOKS-lomake, Wilma

Vastuuhenkilö

Opiskelijan vastuuopettaja ja opintosihteeri

Aloitus- ja arvioidun valmistumispäivän täyttäminen

Opintojen aloituspäivän sekä arvioidun valmistumispäivän täyttäminen ovat pakollisia tietoja, sillä ne vaikuttavat mm. rahoituksen laskentaan.

Toimenpiteet

Täytä opintojen aloituspäivä
Täytä opintojen arvioitu valmistumispäivä

Vaikutukset

Rahoituksen laskenta (opiskelijan suorittamat opiskelijavuodet)
Valmistumis- ja todistusvalmistelujen määrien arviointiin

Ajankohta

Opintojen alkamispäivä ja arvioitu valmistumispäivä täytetään heti opiskelijan opintojen alkamisvaiheessa.

Lomake ja sijainti

HOKS-lomake, Wilma

Vastuuhenkilö

Opiskelijan vastuuopettaja

HOKS-tapahtumien dokumentointi

Dokumentointitaulukkoon kirjataan HOKSiin kohdistuvat toimenpiteet, jotta HOKSin laadinnasta ja ylläpidosta jää kattava dokumentaatio (ks. esimerkkikuva alla). Lisäksi ensikertainen hyväksyntä aktivoi aloituskyselylinkin luonnin.

Toimenpiteet

Kirjaa Laadinta, kun olet täyttänyt HOKSiin tietoja, mutta ette ole vielä hyväksyneet suunnitelmaa yhdessä opiskelijan kanssa
Kirjaa Ensikertainen hyväksyntä, kun olet täyttänyt ja käynyt läpi vähintään HOKSin kohdat 1-7 yhdessä opiskelijan kanssa ja molemmat olette hyväksyneet suunnitelman.
Kirjaa Päivitys, jos HOKSiin tulee muutoksia tai täsmennyksiä sovittuihin asioihin.
Kirjaa Huoltajan kuuleminen, jos opiskelijan huoltaja on mukana HOKS-keskustelussa.
Lisää kuhunkin merkintään päivämäärä sekä asiaa käsitelleen opettajan nimi (yleensä sinä itse). Tarvittaessa voit kirjata ylös sovitut asiat siihen varattuun tekstikenttään.
Ensikertaisen hyväksynnän jälkeen
tulosta HOKS kahtena kappaleena (yksi opiskelijalle ja yksi opettajalle)
allekirjoittakaa tulostettu HOKS (opiskelija ja opettaja)
arkistoi tulostettu ja allekirjoitettu HOKS erillisten arkistointiohjeiden mukaan
Teetä opiskelijalla Amispalaute aloituskysely sen jälkeen, kun saat sähköpostiviestin, että kyselylinkki on luotu opiskelijalle. Kyselyn täyttöohjeet tulevat sähköpostiviestissä. Järjestelmä luo kyselylinkin noin viikon sisällä ensikertaisen hyväksynnän merkitsemisestä.

Vaikutukset

Ensikertainen hyväksyntä luo opiskelijalle Amispalaute-aloituskyselylinkin.
Laki vaatii, että opiskelijan HOKS on pidettävä ajan tasalla koko koulutuksen ajan ja, että dokumentoinnista on kiistatta pystyttävä todentamaan kuka, mitä ja milloin hyväksyi.

Ajankohta

Laadinta heti opintojen alkuvaiheessa
Ensikertainen hyväksyntä viimeistään 30 pv opintojen aloittamisesta
Päivitetään aina, kun HOKSiin kirjataan muutos sovittuihin asioihin.

Lomake ja sijainti

HOKS-lomake, Wilma

Vastuuhenkilö

Opiskelijan vastuuopettaja

Läsnäolotaulukon täyttäminen

Läsnäolotaulukon avulla pidetään kirjaa opiskelijan tilasta opintojen aikana. Läsnäolotaulukon tiedot vaikuttavat keskeisesti useaan eri prosessiin, kuten rahoituksen ja opintojen etenemisen seurantaan, tilastoihin ja raportteihin sekä erilaisiin automatisoituihin toimintoihin, joten sen ajan tasalla pitäminen on ensiarvoisen tärkeää.

Aina, kun opiskelijan läsnäolotila muuttuu, lisätään rivi läsnäolotaulukkoon. Rivejä lisättäessä päivämäärät kirjataan siten, että riveistä muodostuu katkeamaton aikajatkumo. Kirjaamisessa ei huomioida viikonloppuja, pyhäpäiviä tms., vaan uusi tila alkaa aina seuraavasta päivästä, kuin mihin edellinen tila päättyy. Alla on esimerkkikuva täytetystä läsnäolotaulukosta.

Jos jokin tila (esim. loma) kestää alkuperäisesti merkittyä päättymispäivää pidempään, jatketaan olemassa olevaa lomajaksoa muuttamalla sen päättymispäivää. Taulukkoon ei siis kirjata kahta samaa tilaa olevaa jaksoa peräkkäisille riveille, vaan uudella rivillä tilan täytyy olla eri, kuin edellisellä rivillä.

Toimenpiteet

Jos kyseessä on vasta aloittanut, täysiaikainen opiskelija, jonka läsnäolotaulukko on tyhjä
läsnäolotaulukkoa ei tarvitse täyttää, järjestelmä täyttää ensimmäisen läsnäolorivin automaattisesti.
Jos kyseessä on osa-aikainen opiskelija tai hänellä on entisiä merkintöjä taulukossa
merkitään tilan alkamispäivä Pvm alkaen tunteja -kenttään
merkitään tilan (arvioitu) päättymispäivä Pvm saakka tunteja -kenttään
merkitään opiskeluoikeuden tila (ei kahta samaa tilaa peräkkäisille riveille)
merkitään osa-aikaisuusprosentti

Vaikutukset

Läsnäolotaulukon tiedot siirtyvät KOSKI-järjestelmään lähes reaaliaikaisesti
Johdon käyttämät opiskelijavuosiraportit käyttävät taulukon tietoja

Ajankohta

Tarvittaessa heti opintojen alkuvaiheessa ja jatkossa aina, kun opiskelijan opiskeluoikeuden tila vaihtuu.

Lomake ja sijainti

HOKS-lomake, Wilma

Vastuuhenkilö

Vastuuopettaja

Tutkinnon suorittajan perustiedot

Tutkinnon suorittajan perustiedot täydennetään, tarkistetaan ja tarvittaessa muutetaan.

Toimenpiteet

Tarkista, että tiedoissa ei ole virheitä
Täydennä tietoja tarvittaessa

Vaikutukset

Yhteydenpito sekä erilaiset tulosteet

Ajankohta

Opintojen alkuvaiheessa ja aina, kun tietoihin tulee muutos

Lomake ja sijainti

HOKS-lomake, Wilma

Vastuuhenkilö

Opintosihteeri täyttää tiedot hakemuksen perusteella, vastuuopettaja ilmoittaa muutoksista

1) Suoritettavan tutkinnon ja tutkinnon osien valinta

HOKSiin tulee merkitä suoritettavan tutkinnon tiedot, sisältäen tiedot valituista tutkinnon osista. Uuden opiskelijan valinnat merkitsee pääsääntöisesti koulutusjohtaja/-päällikkö, mutta valintojen suunnitteluun voi osallistua myös vastuuopettaja sekä opinto-ohjaaja.

Toimenpiteet

Opiskelija tulee yhteishaun kautta
koulutusjohtaja/-päällikkö merkitsee opiskelijavalinnan yhteydessä, meneekö opiskelija oletusvalinnoin muun ryhmän mukana -> opintosihteeri kirjaa valinnat
Opiskelija tulee jatkuvan haun kautta
koulutusjohtaja/-päällikkö merkitsee opiskelijavalinnan yhteydessä, meneekö opiskelija oletusvalinnoin muun ryhmän mukana -> opintosihteeri kirjaa valinnat
opiskelijalle suunnitellaan yksilöllinen suorituspolku -> koulutusjohtaja/-päällikkö, vastuuopettaja, opinto-ohjaaja osallistuvat suunnitteluun
Opiskelija tulee työvoimahallinnon kautta
opiskelijalle suunnitellaan yksilöllinen suorituspolku -> koulutusjohtaja/-päällikkö, vastuuopettaja, opinto-ohjaaja osallistuvat suunnitteluun

Vaikutukset

Opiskelijan opinnot sekä työjärjestys

Ajankohta

Opintojen alkuvaiheessa, opiskelijavalinnan yhteydessä

Lomake ja sijainti

Hakijan hyväksymislomake, Wilma

Vastuuhenkilö

Koulutusjohtaja/-päällikkö

2) Osaamisen tunnustaminen, suora vastaavuus

HOKSin kohdat 2-4 käsittelevät osaamisen tunnustamista. Tämän tyyppisellä tunnustamisella tarkoitetaan sellaisen aiemman osaamisen tunnustamista, jolle löytyy suora vastaavuus suoritettavan tutkinnon perusteista. Tämän tyyppisen tunnustamisen voi tehdä yksi opettaja tai opinto-ohjaaja.

Osaamisen tunnustaminen tehdään opiskelijan aiemman todistuksen tai muun dokumentin perusteella, joten asiakirja, jolla osaamisen tunnustamista haetaan, täytyy tallentaa ensin Wilmaan.

Toimenpiteet

Ennen varsinaisen osaamisen tunnustamisen kirjaamista, aiempi todistus tai muu dokumentti täytyy tallentaa Wilmaan (ks. kuvasarja jäljempänä)
Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehtien yläpuolella näkyvästä Lomakkeet valikosta vaihtoehto Todistustietojen tallentaminen (kuva 3)
Valitse seuraavalta sivulta kohta Liitteet ja sen alta Lisää uusi (kuva 4)
Klikkaa Lisää liitetiedosto -sivulta Valitse tiedosto -nappia ja valitse lisättävä liite (skannattu todistus tms., kuva 5)
Liite ilmestyy Lisätyt liitteet -luetteloon, kun hyväksyt tiedoston valinnan
Varsinainen osaamisen tunnustaminen kirjataan opiskelijan eHOPSissa Wilmassa
Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse eHOPS-välilehti ja klikkaa ops-puusta sitä tutkinnon osaa, johon tunnustaminen tehdään
Valitse sivusta avautuvasta valikosta Osaamisen tunnustaminen -otsikon alta Luo uusi: Osaamisen tunnustaminen (kuva 6)
Kirjaa tunnustamisen tiedot lomakkeelle
rahoituksen piirissä: rastitaan, jos tunnustaminen kuuluu rahoituksen piiriin, esim. opiskelijan suorittaessa lukio-opintoja opiskelujen aikana siten, että hän kuuluu opintojen aikana JEDUn rahoituksen piiriin, mutta lukio-opinnot käsitellään ammatillisessa tutkinnossa osaamisen tunnustamisena.
arvosana on pakollinen tieto
tarkista, että osp-määrä on oikein
tutkinnon osan nimi, jos se on eri kuin vasemmalla näkyvä oletusnimi
kurssityyppi: AIKANA, jos tunnustettavat opinnot ovat suoritettu nykyisten opintojen aikana, ENNEN, jos tunnustettavat opinnot ovat suoritettu ennen nykyisiä opintoja
tunnustamisen tyyppi: valitse tässä tapauksessa 2. Sisällytetty osaksi opiskelijan tutkintoa osaamisen tunnustamisen perusteella
lisätietoviite: valitse oikea vaihtoehto ja korjaa määräyspäivä, diaarinumero sekä oppilaitoksen nimi
arvioija: lisää tunnustamisen arvioija
tarkista, että käsittelypäivä on oikein
kirjaa tarvittaessa lisätietoja

Vaikutukset

Opiskelijan suoritukset
Opetuksen suunnittelu

Ajankohta

Opintojen alkuvaiheessa, HOKS-keskustelun jälkeen, kun mahdolliset aiemmat opinnot on selvitetty sekä tarvittaessa, jos opiskelija suorittaa samaan aikaan muita opintoja.

Lomake ja sijainti

Todistustietojen tallennuslomake, Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> Lomakkeet -> Todistustietojen tallentaminen)
Osaamisen tunnustamisen lomake, Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> eHOPS -> klikataan tunnustettavaa tutkinnon osaa -> Osaamisen tunnustaminen, Luo uusi)

Vastuuhenkilö

Yhteisten tutkinnon osien tunnustamisessa opinto-ohjaaja ja ammatillisten tutkinnon osien tunnustamisessa vastuuopettaja.

3) Osaamisen tunnustaminen, ei suoraa vastaavuutta

HOKSin kohdat 2-4 käsittelevät osaamisen tunnustamista. Tämän tyyppisellä tunnustamisella tarkoitetaan sellaisen aiemman osaamisen tunnustamista, jolle ei löydy suoraa vastaavuutta suoritettavan tutkinnon perusteista. Tämän tyyppisen tunnustamisen voi tehdä kaksi opettajaa tai opettaja ja opinto-ohjaaja.

Osaamisen tunnustaminen tehdään opiskelijan aiemman todistuksen tai muun dokumentin perusteella, joten asiakirja, jolla osaamisen tunnustamista haetaan, täytyy tallentaa ensin Wilmaan.

Toimenpiteet

Toimenpiteet ovat samat kuin kohdassa 2, pois lukien seuraavat kohdat

valitse tunnustamisen tyypiksi 3. Toimitettu osaamisen arvioijille osaamisen tunnustamista varten
lisää toinenkin arvioija kohtaan Arvioija (klikkaa vihreää plus-kuvaketta lisätäksesi uuden rivin)

Vaikutukset

Opiskelijan suoritukset
Opetuksen suunnittelu

Ajankohta

Opintojen alkuvaiheessa, HOKS-keskustelun jälkeen, kun mahdolliset aiemmat opinnot on selvitetty sekä tarvittaessa, jos opiskelija suorittaa samaan aikaan muita opintoja.

Lomake ja sijainti

Todistustietojen tallennuslomake, Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> Lomakkeet -> Todistustietojen tallentaminen)
Osaamisen tunnustamisen lomake, Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> eHOPS -> klikataan tunnustettavaa tutkinnon osaa -> Osaamisen tunnustaminen, Luo uusi)

Vastuuhenkilö

Yhteisten tutkinnon osien tunnustamisessa opinto-ohjaaja ja ammatillisten tutkinnon osien tunnustamisessa vastuuopettaja.

4) Osaamisen tunnustaminen, muu osaaminen

HOKSin kohdat 2-4 käsittelevät osaamisen tunnustamista. Tämän tyyppisellä tunnustamisella tarkoitetaan muun, kuin kohtiin 2 tai 3 lukeutuvan aiemman osaamisen tunnustamista, jolle ei löydy suoraa vastaavuutta suoritettavan tutkinnon perusteista. Tämän tyyppisen tunnustamisen voi tehdä kaksi opettajaa tai opettaja ja opinto-ohjaaja. Osaamisen tunnustamista voi tulla esim. työkokemuksen kautta.

Osaamisen tunnustaminen tehdään opiskelijan aiemman todistuksen tai muun dokumentin perusteella, joten asiakirja, jolla osaamisen tunnustamista haetaan, täytyy tallentaa ensin Wilmaan.

Toimenpiteet

Toimenpiteet ovat samat kuin kohdassa 2, pois lukien seuraavat kohdat

valitse tunnustamisen tyypiksi 4. Muu opiskelijan aiemmin hankkima ja osoittama osaaminen
lisää toinenkin arvioija kohtaan Arvioija (klikkaa vihreää plus-kuvaketta lisätäksesi uuden rivin)

Vaikutukset

Opiskelijan suoritukset
Opetuksen suunnittelu

Ajankohta

Opintojen alkuvaiheessa, HOKS-keskustelun jälkeen, kun mahdolliset aiemmat opinnot on selvitetty sekä tarvittaessa, jos opiskelija suorittaa samaan aikaan muita opintoja.

Lomake ja sijainti

Todistustietojen tallennuslomake, Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> Lomakkeet -> Todistustietojen tallentaminen)
Osaamisen tunnustamisen lomake, Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> eHOPS -> klikataan tunnustettavaa tutkinnon osaa -> Osaamisen tunnustaminen, Luo uusi)

Vastuuhenkilö

Yhteisten tutkinnon osien tunnustamisessa opinto-ohjaaja ja ammatillisten tutkinnon osien tunnustamisessa vastuuopettaja.

5) Ammattitaitovaatimuksista tai osaamistavoitteista poikkeaminen (mukauttaminen)

Tässä kohdassa kirjataan mahdolliset poikkeamiset vaatimuksista tai tavoitteista (entinen mukauttaminen). Ammattitaitovaatimuksista tai osaamistavoitteista voi poiketa, jos

tutkinnon perusteiden mukaiset ammattitaitovaatimukset tai osaamistavoitteet ovat olosuhteet tai aiemmin hankittu osaaminen huomioiden joiltakin osin opiskelijalle kohtuuttomia; tai
poikkeaminen on perusteltua opiskelijan vammaan tai terveydentilaan liittyvistä syistä.

Poikkeamisen kirjaaminen on kaksivaiheinen prosessi: ensin haetaan koulutusjohtajalta/-päälliköltä lupa poikkeamiselle ja vasta luvan myöntämisen jälkeen kirjataan poikkeaminen erilliselle lomakkeelle. Poikkeaminen kirjataan joko ammatillisiin tutkinnon osiin tai yhteisten opintojen tutkinnon osien osa-alueisiin.

Toimenpiteet

Hae ensin lupa poikkeamiseen (vaihe 1)
Siirry opiskelijan yhteenvetosivuille Wilmassa
Valitse välilehti Hakemukset ja päätökset
Klikkaa Luo hakemuksia ja päätöksiä -linkkiä ja valitse vaihtoehto Ammattitaitovaatimuksista tai osaamistavoitteista poikkeamisen hakemus (kuva 7)
Täytä lomake seuraavasti:
esittelypäivämäärä (oletuksena kuluva päivä)
hakemuksen peruste: lyhyt kuvaus poikkeamisesta ja tarvittavista järjestelyistä
esittelijä (oletuksena oma nimi)
Tallennuksen jälkeen hakemus menee koulutusjohtajan/-päällikön päätettäväksi ja saat sähköpostiisi viestin, kun hakemus on käsitelty. Myöntävän päätöksen jälkeen voit edetä varsinaiseen poikkeamisen kirjaamiseen.
Kirjaa poikkeaminen (vaihe 2), kun saat viestin, että hakemus on käsitelty
Siirry opiskelijan eHOPS-puuhun Wilmassa
Klikkaa tutkinnon osaa, johon poikkeaminen kirjataan ja valitse sivulta avautuvasta valikosta Kurssin tiedot -otsikon alta vaihtoehto 5.) Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma - HOKS, Ammattitaitovaatimuksista tai osaamistavoitteista poikkeaminen (kuva 8)
Jos lomake ei avaudu, vaan saat pelkän virheilmoituksen, järjestelmä ei löydä vaiheessa 1 kuvattua päätöstä rekisteristä. Varmista tällöin koulutusjohtajalta/-päälliköltä, että päätös poikkeamisesta on tehty.
Kirjaa lomakkeelle
Kuvaus poikkeamisesta Sovitut asiat -kenttään
Valitse oikea kurssityyppi: 1MUKAOSA ammatillisille tutkinnon osille ja 2MUK_yhteiset_tutkinnon osan osa-alueet, kun poikkeaminen kirjataan yhteisten opintojen osa-alueisiin (kuva 9)

Vaikutukset

Opiskelijan opinnot
Opetuksen suunnittelu

Ajankohta

Poikkeaminen kirjataan tarvittaessa.

Lomake ja sijainti

Poikkeamisluvan hakeminen Hakemukset ja päätökset -välilehdeltä, Luo hakemuksia ja päätöksiä -valikon alta Wilmassa
Poikkeamisen kirjaaminen: opiskelijan eHOPS -> poikkeamisen kirjaamislomake

Vastuuhenkilö

Koulutusjohtaja/-päällikkö hyväksyy hakemuksen, opiskelijan vastuuopettaja, opinto-ohjaaja tai erityisopettaja voi hakea ja kirjata poikkeamisen.

6) Tarvittava koulutus ja suoritustavat

Mahdollisen osaamisen tunnustamisen jälkeen tehdään johtopäätös tarvittavasta koulutuksesta. Tarvittava koulutus kirjataan tekemällä suoritettavien tutkinnon osien valinnat opiskelijan eHOPS-puussa. Oletuksena opiskelija opiskelee työjärjestyksen mukaan, jolloin HOKS-tulosteelle tulostuu maininta "Työjärjestyksen mukainen lähiopetus" kunkin suoritettavan tutkinnon osan kohdalle.

Jos opiskelija opiskelee tutkinnon osaa jollain muulla tavalla, kirjataan merkintä sovitusta opiskelutavasta kyseisen tutkinnon osan kohdalle erillisellä lomakkeella.

Valittujen tutkinnon osien lisäksi opiskelijalle kirjatut koulutus- ja oppisopimukset tulostuvat HOKS-tulosteen tähän kohtaan.

Toimenpiteet

Opiskelija etenee ns. normaalisti muun ryhmän mukana
erillisiä kirjauksia ei tarvitse tehdä
Opiskelijan kanssa on sovittu muusta tavasta opiskella tiettyä tutkinnon osaa
Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse eHOPS-välilehti, jossa ops-puu näkyy
Klikkaa muulla tavoin opiskeltavaa tutkinnon osaa ops-puusta ja valitse sivulta avautuvasta valikosta Lomakkeet-välilehdeltä, Kurssin tiedot -otsikon alta kohta Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma - HOKS, tutkinnon osat
Kirjaa lomakkeelle
Tavoitteet: kirjaa, jos poikkeavat tutkinnon osan ammattitaitovaatimusten mukaisista tavoitteista
Sisällöt ja tarvittava opetus: kuvaile, mitä ja miten opiskelija opiskelee
Muu osaamisen arviointi kuin näyttö: kuvaile, milloin ja miten osaaminen arvioidaan muuten, kuin näytöllä (jolla ammattitaito normaalisti osoitetaan)
Valma- ja Telma-opiskelijat: lisää opintojen suunniteltu laajuus osaamispisteinä ainoastaan Valma- ja Telma-opiskelijoille

Vaikutukset

Opiskelijan opinnot
Opetuksen suunnittelu

Ajankohta

Opintojen alkuvaiheessa, osaamisen tunnustamisen jälkeen

Lomake ja sijainti

tutkinnon osat -lomake, Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> eHOPS -> klikataan valittua tutkinnon osaa -> Lomakkeet-välilehti -> Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma - HOKS, tutkinnon osat)
Vastuuhenkilö

Vastuuopettaja, opinto-ohjaaja

7) Tarvittava ohjaus ja tuki

Opiskelijalle voidaan tarpeen mukaan antaa ohjausta ja tukea, jos opinnot eivät etene normaalin opetuksen puitteissa (paljon poissaoloja tai muita esteitä/hidasteita). Ohjaus ja tuki voi muodostua pajaopinnoista, pienryhmä-/tukiopetuksesta tms. Tarvittavat ohjaus- ja tukitoimet kirjataan opiskelijan ohjauksen ja tuen suunnitelmiin.

Toimenpiteet

Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti Ohjaus ja tuki ja sieltä Ohjauksen ja tuen suunnitelmat otsikon oikealta puolelta kohta Lisää uusi (kuva 10)
Kirjaa lomakkeelle
Ohjauksen ja tuen muodot: valitse sopivin vaihtoehto
Tukimuodon sisältö: kuvaile annettavan ohjauksen ja tuen sisältö
Tukimuodon vastuuopettaja: valitse oikea henkilö
Lisää julkaisupäivä huoltajille, jos haluat, että alaikäisen opiskelijan huoltaja näkee suunnitelman
Lisää tarvittaessa muut vastuuhenkilöt ja/tai asiakirjan laatimiseen osallistuneet henkilöt
Suunnitelman tarkistaminen -kohdan alle voit kirjata seurantapäivät sekä niissä tehdyt havainnot

Vaikutukset

Opiskelijan opinnot
Opetuksen suunnittelu

Ajankohta

Ohjauksen ja tuen tarpeen ilmetessä

Lomake ja sijainti

Ohjauksen ja tuen lomake, Wilma

Vastuuhenkilö

Vastuuopettaja, opinto-ohjaaja

8) Erityinen tuki

Erityisen tuen kirjaaminen on kaksivaiheinen toimenpide, jossa ensin haetaan koulutusjohtajalta/-päälliköltä lupa erityisen tuen järjestämiseen. Luvan myöntämisen jälkeen voidaan kirjata erityisen tuen suunnitelma.

Toimenpiteet

Erityisen tuen järjestämisen luvan hakeminen (vaihe 1)
Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti Hakemukset ja päätökset
Valitse oikean reunan Luo hakemuksia ja päätöksiä -linkin alta vaihtoehto Erityisen tuen hakemus (kuva 11), jolloin ruudulle avautuu hakemuslomake
Kirjaa lomakkeelle
Esittelypäivämäärä: tarkista, että kentässä on nykyinen päivämäärä
Erityisopetuksen peruste: valitse sopivin vaihtoehto
Lisätietoja: kirjaa lyhyesti erityisen tuen järjestelyt
Esittelijä: tarkista, että nimesi näkyy esittelijänä
Tallennuksen jälkeen hakemus menee koulutusjohtajalle/-päällikölle käsiteltäväksi
Kun päätös on käsitelty, saat sähköpostiviestin asiasta ja vasta tämän jälkeen voit edetä vaiheeseen 2
Erityisen tuen suunnitelman kirjaaminen (vaihe 2)
Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti Ohjaus ja tuki
Valitse oikean reunan Lisää uusi -linkin alta vaihtoehto Erityinen tuki (HOJKS) (kuva 11), jolloin ruudulle avautuu suunnitelmalomake
Täytä lomake ja tallenna

Vaikutukset

Opiskelijan opinnot
Opetuksen suunnittelu
Rahoitus (erityisen tuen voimassaolon ajan)
KOSKI-siirrot, opiskelijavuosilaskenta

Ajankohta

Erityisen tuen tarpeen ilmetessä

Lomake ja sijainti

Erityisen tuen luvan hakulomake (vaihe 1), Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> Hakemukset ja päätökset -välilehti -> Luo hakemuksia ja päätöksiä -linkki -> Erityisen tuen hakemus)
Erityisen tuen suunnitelmalomake (vaihe 2), Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> Ohjaus ja tuki -välilehti -> Erityisen tuen suunnitelmat -otsikko -> Lisää uusi -> Erityinen tuki (HOJKS))

Vastuuhenkilö

Koulutusjohtaja/-päällikkö hyväksyy erityisen tuen lupahakemuksen
Opiskelijan vastuuopettaja/erityisopettaja kirjaa suunnitelman

9) Opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot

Opiskelijalle voidaan järjestää opiskeluvalmiuksia tukevia opintoja esim. tilanteissa, joissa hänen kielelliset tai matemaattiset taidot eivät riitä koulutukseen osallistumiseen. Prosessi on kaksivaiheinen, jossa ensimmäisessä vaiheessa haetaan koulutusjohtajalta/-päälliköltä lupa opintojen suunnittelemiseen ja toisessa vaiheessa kirjataan varsinainen suunnitelma.

Toimenpiteet

Opiskeluvalmiuksia tukevien opintojen järjestämisen luvan hakeminen (vaihe 1)
Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti Hakemukset ja päätökset
Valitse oikean reunan Luo hakemuksia ja päätöksiä -linkin alta vaihtoehto Opiskeluvalmiuksia tukevien opintojen hakemus (kuva 13), jolloin ruudulle avautuu hakemuslomake
Kirjaa lomakkeelle
Esittelypäivämäärä: tarkista, että kentässä on nykyinen päivämäärä
Hakemuksen peruste: kuvaile suunniteltavien opintojen järjestelyt
Esittelijä: tarkista, että nimesi näkyy esittelijänä
Tallennuksen jälkeen hakemus menee koulutusjohtajalle/-päällikölle käsiteltäväksi
Kun päätös on käsitelty, saat sähköpostiviestin asiasta ja vasta tämän jälkeen voit edetä vaiheeseen 2
Opiskeluvalmiuksia tukevien opintojen suunnitelman kirjaaminen (vaihe 2)
Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti Ohjaus ja tuki
Valitse oikean reunan Lisää uusi -linkin alta vaihtoehto Opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot (kuva 14), jolloin ruudulle avautuu suunnitelmalomake
Täytä lomake ja tallenna

Vaikutukset

Opiskelijan opinnot
Opetuksen suunnittelu

Ajankohta

Opiskeluvalmiuksia tukevien opintojen tarpeen ilmetessä

Lomake ja sijainti

Opiskeluvalmiuksia tukevien opintojen luvan hakulomake (vaihe 1), Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> Hakemukset ja päätökset -välilehti -> Luo hakemuksia ja päätöksiä -linkki -> Opiskeluvalmiuksia tukevien opintojen hakemus)
Opiskeluvalmiuksia tukevien opintojen suunnitelmalomake (vaihe 2), Wilma (opiskelijan yhteenvetosivu -> Ohjaus ja tuki -välilehti -> Erityisen tuen suunnitelmat -otsikko -> Lisää uusi -> Opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot)

Vastuuhenkilö

Opiskelijan vastuuopettaja, muu opettaja

10) Näyttöjen ajankohdat, sisällöt ja arvioijat

Kirjattujen näyttöjen ajankohdat, sisällöt ja arvioijat tulostuvat HOKS-tulosteelle tähän kohtaan. Tulevien näyttöjen alustavat tiedot luetaan tehtyjen kurssivalintojen perusteella (HOKSin kohta 6) siten, että

Näytön ajankohta = tehdyn kurssivalinnan lukuvuosi
Näytön sisältö = tutkinnon perusteiden mukaiset vaatimukset
Näyttöympäristö = oletusarvoisesti työelämässä
Arvioijat = merkitään vasta kirjatun näytön arvioijatiedoista

Toimenpiteet

Näytön oletustietojen muuttaminen

Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti eHOPS ja klikkaa ops-puussa sitä tutkinnon osaa, jonka näyttötietoja haluat muuttaa (kuva 15)
Valitse sivulta avautuvasta valikosta, Lomakkeet-välilehdeltä, kohta 10.) Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma - HOKS, näyttöjen ajankohdat ja sisällöt, näyttöympäristöt
Täytä lomakkeelle tarvittavat tiedot ja tallenna

Näyttösuunnitelman kirjaaminen

Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti eHOPS ja klikkaa ops-puussa sitä tutkinnon osaa, jonka näyttösuunnitelman haluat kirjata
Valitse sivulta avautuvasta valikosta, Lomakkeet-välilehdeltä kohta Luo uusi: Näyttösuunnitelman kirjaaminen (kuva 16, ylempi linkki)
Täytä lomake ja tallenna. Näyttösuunnitelmaan osaamisen osoittamistavat voidaan kirjata arviointikohteittain.

Näytön kirjaaminen

Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti eHOPS ja klikkaa ops-puussa sitä tutkinnon osaa, jonka näytön haluat kirjata
Valitse sivulta avautuvasta valikosta, Lomakkeet-välilehdeltä kohta Luo uusi: Näyttösuunnitelman kirjaaminen (kuva 16, alempi linkki)
Täytä lomake ja tallenna

Vaikutukset

Opiskelijan opinnot

Ajankohta

Näyttöjä suunniteltaessa sekä näytön jälkeen arvioinnin yhteydessä

Lomake ja sijainti

Näyttötietojen kirjauslomake, Wilma

Vastuuhenkilö

Opiskelijan vastuuopettaja, näytön arvioiva opettaja

11) Muu osaamisen osoittaminen

Opiskelijan osaaminen pyritään aina arvioimaan näyttöjen avulla, mutta tarvittaessa osaamista voidaan myös arvioida yksilöllisesti muulla tavalla tai mukauttamalla arviointia.

Toimenpiteet

Muun osaamisen arvioinnin kirjaaminen

Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti eHOPS ja klikkaa ops-puussa sitä tutkinnon osaa, jonka muuta osaamista haluat kirjata
Valitse sivulta avautuvasta valikosta, Lomakkeet-välilehdeltä kohta 11.) Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma - HOKS, muu osaamisen arviointi (kuva 17, toiseksi ylin linkki)
Täytä lomake ja tallenna

Mukautetun ja yksilöllisen arvioinnin kirjaaminen

Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti eHOPS ja klikkaa ops-puussa sitä tutkinnon osaa, jonka arviointia haluat kirjata
Valitse sivulta avautuvasta valikosta, Lomakkeet-välilehdeltä kohta 5.) Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma - HOKS, Ammattitaitovaatimuksista tai osaamistavoitteista poikkeaminen (kuva 17, kolmas linkki)
Täytä lomake ja tallenna

Vaikutukset

Opiskelijan opinnot

Ajankohta

Kun käy ilmi, että osaamista ei voida osoittaa näytön avulla

Lomake ja sijainti

Muun osaamisen arviointi, Wilma
Ammattitaitovaatimuksista tai osaamistavoitteista poikkeaminen, Wilma

Vastuuhenkilö

Opiskelijan vastuuopettaja, erityisopettaja, muu opettaja

12) Osaamisen arvioijat

Osaamisen arvioijia ei tarvitse kirjata erikseen tähän kohtaan, vaan ne luetaan automaattisesti hakemalla näyttöihin kirjatut arvioijatiedot.

Toimenpiteet

Arvioijatiedot luetaan kirjatuista näytöistä, ks. kohta 10.

Vaikutukset

HOKS-tuloste

Ajankohta

Arvioijatiedot kirjataan näyttöjen yhteydessä.

Lomake ja sijainti

Näytön kirjaamislomake, ks. kohta 10.

Vastuuhenkilö

Näytön kirjaaja huolehtii, että arvioijatiedot tulee täytettyä.

13) Urasuunnitelma

Urasuunnitelman laatiminen aloitetaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa opiskelijan opintoja. HOKS-keskusteluissa pyritään kartoittamaan tulevaan urapolkua ja pääasiallisia tavoitteita opintojen jälkeen jatko-opintojen, työelämän ja yrittäjyyden välillä.

Toimenpiteet

Siirry opiskelijan yhteenvetosivulle Wilmassa
Valitse välilehti Ohjaus ja tuki
Valitse oikean reunan Lisää uusi -linkin alta vaihtoehto Urasuunnitelma (kuva 18), jolloin ruudulle avautuu suunnitelmalomake
Täytä lomake ja tallenna

Vaikutukset

HOKS-tuloste

Ajankohta

Urasuunnitelma laaditaan jo opintojen alkuvaiheessa ja sitä päivitetään opintojen aikana.

Lomake ja sijainti

Urasuunnitelmalomake, Wilma

Vastuuhenkilö

Opinto-ohjaaja, opiskelijan vastuuopettaja